DVS / archyvavimo kryptis
Kur dokumentas laikomas ir kaip jis valdomas.
Dokumento registravimas, saugojimas, paieška, prieigos ar kitos dokumentų valdymo funkcijos gali būti atskiros sistemos paskirtis.
Dokumentai → duomenys → valdomas procesas
Dokumentų apdorojimo automatizavimas su aiškiomis sistemos ribomis.
Kai PDF ar kiti dokumentai turi būti peržiūrėti, iš jų reikia paimti duomenis, juos patikrinti ir perduoti tolesniam verslo procesui, dalį pasikartojančių veiksmų galima automatizuoti.
Automatizavimo apimtis, duomenų išgavimo būdas ir integracijos vertinami pagal konkretų procesą. Neaiškūs atvejai gali likti žmogaus kontrolei.
01
Svarbus skirtumas
Ne dokumentų archyvas. Konkretus dokumentų apdorojimo procesas.
Dokumentų valdymo sistema gali spręsti saugojimo, paieškos ar dokumentų valdymo užduotis. TAI šiame scenarijuje pradeda nuo kito klausimo: kas turi įvykti su dokumente esančia informacija, kad verslo procesas judėtų toliau?
TAI proceso kryptis
Ką su dokumento duomenimis reikia padaryti.
Vertiname dokumento gavimą, reikalingų duomenų išgavimą, tikrinimo taisykles, tolesnius veiksmus, sistemos ribas ir išimtis.
02
Kada verta vertinti
Kai dokumentas yra ne proceso pabaiga, o rankinio darbo pradžia.
Didžiausia vertė atsiranda tada, kai tie patys veiksmai su dokumentais nuolat kartojasi ir jų rezultatas turi patekti į kitą proceso žingsnį.
Duomenys perrašomi ranka
Iš PDF ar kitų dokumentų informacija rankiniu būdu perkeliama į Excel, CRM, apskaitos ar kitą naudojamą sistemą.
Tikrinamos tos pačios sąlygos
Darbuotojai nuolat sutikrina laukus, reikšmes, privalomą informaciją ar proceso taisykles.
Dokumentų srautas stabdo procesą
Prieš kitą veiksmą dokumentą reikia atidaryti, suprasti, patikrinti ir tik tada nuspręsti, ką daryti toliau.
Išimtys reikalauja atskiro kelio
Dalis atvejų gali judėti pagal aiškias taisykles, o neaiškiems ar rizikingesniems atvejams reikia žmogaus sprendimo.
03
Proceso eiga
Nuo dokumento iki sutarto veiksmo — su validacija ir išimčių keliu.
Dokumentas
Procesas gauna dokumentą ar PDF iš sutarto šaltinio.
Duomenų išgavimas
Iš dokumento paimama konkrečiam procesui reikalinga informacija.
Validacija
Duomenys tikrinami pagal sutartas sąlygas ir verslo taisykles.
Proceso tęsinys
Patvirtinta informacija perduodama sutartam veiksmui ar įvertintai integracijai.
Išimtis
Kai taisyklių nepakanka, atvejis nukreipiamas į sutartą žmogaus peržiūros kelią.
04
Verslo taisyklės
Duomenų išgavimas yra tik viena proceso dalis.
Vertė atsiranda tada, kai išgauta informacija patikrinama ir panaudojama pagal jūsų realų darbo procesą.
Kokie duomenys iš tiesų reikalingi?
Apibrėžiame konkrečius laukus ir informaciją, kuri reikalinga kitam proceso žingsniui.
Kas laikoma tinkamu rezultatu?
Nustatome privalomas reikšmes, tikrinimo sąlygas ir kitus sutartus kriterijus.
Kada procesas gali judėti toliau?
Automatinis tęsinys siejamas su aiškiai apibrėžtomis sąlygomis, o ne su prielaida, kad kiekvienas dokumentas vienodas.
Kada reikalingas žmogaus sprendimas?
Iš anksto numatome, kurie neatitikimai ar neapibrėžti atvejai turi būti peržiūrėti žmogaus.
05
Sistemos ir duomenų ribos
Prieš automatizuojant apibrėžiame, kur procesas gali veikti ir kur turi sustoti.
Kiekvienas sprendimas vertinamas pagal konkretų dokumentų srautą, naudojamas sistemas, duomenis ir reikalingą kontrolės lygį.
Proceso ribos
- iš kur gaunami dokumentai;
- kokie duomenys reikalingi;
- kokios taisyklės taikomos;
- koks yra sutartas tolesnis veiksmas;
- kur automatizacija neturi spręsti savarankiškai.
Duomenų ir sistemų ribos
- kokios sistemos realiai dalyvauja procese;
- kokia prieiga ar sąsaja yra prieinama;
- kokie duomenys turi būti perduodami;
- kokie techniniai apribojimai egzistuoja;
- kokiai daliai būtinas atskiras techninis ar saugumo įvertinimas.
06
Išimtys ir žmogaus kontrolė
Neaiškus dokumentas neturi tapti tyliu neteisingu veiksmu.
Kai proceso taisyklės neleidžia patikimai tęsti, išimtis turi būti matoma ir nukreipta į sutartą peržiūros kelią.
Neatitinka sutartos taisyklės
Atvejis gali būti sustabdomas ir pažymimas peržiūrai, užuot automatiškai tęsus netinkamą veiksmą.
Trūksta reikalingos informacijos
Procesas gali identifikuoti, kad nėra duomenų, kurių reikia kitam žingsniui.
Rezultatas nepakankamai aiškus
Žmogaus kontrolė paliekama ten, kur konkretaus proceso rizika ar neapibrėžtumas to reikalauja.
Išimtys tampa matomos
Projektuojamas sutartas kelias, kad komanda žinotų, kuriems atvejams reikia jos dėmesio.
07
Integracijų įvertinimas
Integracija vertinama pagal konkrečią jūsų sistemą — ne pagal bendrinį pažadą.
Jei iš dokumento gauti duomenys turi patekti į CRM, apskaitos, ERP ar kitą verslo sistemą, pirmiausia vertiname realią techninę sąsają ir proceso ribas.
Techninė sąsaja
Vertiname, kokį integracijos būdą konkreti sistema realiai suteikia ir kokios prieigos tam reikia.
Duomenų modelis
Sutikriname, kokie laukai turi būti perduoti ir kokia forma jie reikalingi kitam proceso žingsniui.
Procesinė atsakomybė
Nustatome, kuris veiksmas gali būti automatizuotas ir kuris turi likti atskiro patvirtinimo ar žmogaus kontrolės dalimi.
Rizikos ir apribojimai
Jei integracijai reikia papildomo saugumo, privatumo ar techninio sprendimo, tai vertinama prieš diegimą.
08
Matavimas ir ROI
Sprendimą vertiname pagal jūsų proceso duomenis, ne pagal iš anksto pažadėtus procentus.
Kiek dokumentų ir rankinių veiksmų realiai yra procese, kaip dažnai jis vyksta ir kas jį atlieka.
Kur sunaudojamas laikas, kur atsiranda tikrinimai, vėlavimai, taisymai ar kitas pasikartojantis darbas.
Po įdiegimo rezultatas vertinamas pagal sutartus rodiklius ir patvirtintus faktinius duomenis.
09
Dažniausi klausimai
Ką svarbu žinoti prieš automatizuojant dokumentų apdorojimą?
Ar dokumentų apdorojimo automatizavimas yra tas pats, kas DVS?
Ne. DVS paprastai orientuota į dokumentų valdymą, saugojimą, paiešką ar susijusias procedūras. TAI šiame kontekste orientuojasi į konkretų verslo procesą: kaip dokumentas gaunamas, kokie duomenys reikalingi, kaip jie tikrinami ir kur turi patekti toliau.
Ar kiekvienas dokumentas gali būti apdorotas visiškai automatiškai?
Nebūtinai. Automatizavimo ribos priklauso nuo konkretaus proceso, dokumentų, duomenų kokybės, taisyklių ir rizikos. Neaiškūs ar sutartų kriterijų neatitinkantys atvejai gali būti nukreipiami žmogaus peržiūrai.
Ar galima perduoti duomenis į mūsų naudojamą verslo sistemą?
Galimybė vertinama pagal konkrečią sistemą, jos sąsajas, prieigos modelį ir proceso reikalavimus. Integracija nėra laikoma savaime garantuota prieš techninį įvertinimą.
Ar TAI pakeičia mūsų dokumentų valdymo sistemą?
Nebūtinai. Jei DVS ar kita sistema jau dalyvauja procese, vertiname jos vaidmenį ir galimas sąsajas. Tikslas yra sutvarkyti konkretų dokumentų apdorojimo workflow, o ne savaime pakeisti naudojamą sistemą.
Kaip vertinama, ar dokumentų automatizavimas apsimoka?
Vertinama reali proceso apimtis: kiek rankinių veiksmų atliekama, kiek laiko jie užima, kur atsiranda klaidos ar vėlavimai ir kokios kontrolės reikia. ROI grindžiamas patvirtintais konkretaus proceso duomenimis, o ne bendriniais pažadais.
Pradėkite nuo realaus proceso
Turite dokumentų srautą, kuriame nuolat kartojasi tas pats rankinis darbas?
Trumpai aprašykite, kokie dokumentai gaunami, ką iš jų šiandien tenka perrašyti ar tikrinti ir kur informacija turi patekti toliau. Techninio sprendimo iš anksto paruošti nereikia.