Ataskaitų automatizavimas
Pakartojamas procesas turi aiškias taisykles.
Žinoma, kokie duomenys reikalingi, kaip jie tikrinami, kokia suvestinė ruošiama ir kam pateikiamas rezultatas.
Duomenys → validacija → suvestinė → ataskaita
Ataskaitų automatizavimas pasikartojantiems verslo procesams.
Kai periodinė ataskaita kiekvieną kartą ruošiama iš tų pačių Excel, CRM, ERP ar kitų sutartų duomenų šaltinių, verta vertinti ne tik galutinį failą, bet visą pasikartojančią seką: surinkimą, validaciją, transformacijas, suvestinę, generavimą, perdavimą ir išimčių valdymą.
Tikslas nėra „automatizuoti Excel“ dėl paties įrankio. Vertiname konkretų ataskaitos ruošimo procesą ir jo duomenų, kontrolės bei perdavimo ribas.
01
Svarbus skirtumas
Pasikartojančios ataskaitos automatizavimas nėra tas pats, kas naujas BI ar analitikos projektas.
Ataskaitų automatizavimo tikslas — patikimai pakartoti aiškiai apibrėžtą duomenų surinkimo, tikrinimo, suvestinės ir perdavimo procesą. Gilesnė analitika turi būti vertinama atskirai.
BI / analitika
Kai reikia naujo analitinio modelio, scope keičiasi.
Interaktyvūs dashboardai, nauji KPI modeliai, duomenų sandėliai ar platesnė analitinė platforma nėra automatiškai laikomi šio landing apimtimi.
02
Kada verta vertinti
Kai ta pati ataskaita vėl ir vėl surenkama rankiniu būdu.
Signalas automatizavimui atsiranda tada, kai periodiškai kartojasi ne tik pats failo sukūrimas, bet ir tie patys duomenų surinkimo, tikrinimo bei perdavimo veiksmai.
Duomenys renkami iš kelių šaltinių
Darbuotojas kiekvieną kartą ieško ir sujungia informaciją iš Excel, CRM, ERP ar kitų sutartų sistemų.
Prieš ataskaitą kartojasi tie patys patikrinimai
Reikia tikrinti, ar duomenys pilni, ar atitinka formatą, laikotarpį ir kitas proceso sąlygas.
Suvestinė ruošiama pagal aiškią logiką
Tos pačios transformacijos, grupavimai ar skaičiavimo žingsniai kartojami kiekviename ataskaitos cikle.
Rezultatas turi būti perduotas nustatytu keliu
Ataskaita siunčiama el. paštu, talpinama sutartoje vietoje arba perduodama kitam proceso žingsniui.
03
Vertinimo eiga
Nuo duomenų šaltinių iki patikrinto ir perduoto rezultato.
Šaltiniai
Apibrėžiame, iš kur šiandien gaunami ataskaitai reikalingi duomenys.
Validacija
Nustatome privalomus laukus, laikotarpius, formatus ir kitas patikros sąlygas.
Transformacijos
Aprašome, kaip duomenys sujungiami, filtruojami ar grupuojami iki sutartos suvestinės.
Generavimas
Nustatome galutinio rezultato formatą ir kada procesas gali jį sukurti.
Perdavimas
Apibrėžiame gavėją, kanalą, išimtis ir žmogaus kontrolės taškus.
04
Duomenys ir validacija
Ataskaita negali būti patikimesnė už jos įėjimo duomenis.
Todėl prieš generuojant rezultatą nustatome, ką būtina patikrinti ir kokiais atvejais procesas turi sustoti, o ne tyliai tęsti su nepilnais ar prieštaringais duomenimis.
Privalomi duomenys
Nustatoma, kokie laukai ar šaltiniai turi būti prieinami konkrečiam ataskaitos ciklui.
Laikotarpio kontrolė
Patikrinama, ar duomenys priklauso sutartam laikotarpiui ir nėra netyčia sumaišyti tarp skirtingų ciklų.
Formato ir reikšmių patikra
Pagal procesą gali būti tikrinami formatai, tuščios reikšmės, dubliavimai ar kitos aiškiai sutartos sąlygos.
Išimties kelias
Trūkstami, prieštaringi ar neįprasti duomenys atskiriami nuo sėkmingo automatinio kelio.
05
Generavimo momentas
Ataskaita gali būti ruošiama pagal sutartą grafiką arba aiškų proceso įvykį.
Tikslus paleidimo mechanizmas priklauso nuo realių sistemų ir prieigų. Automatika neturi remtis prielaida, kad kiekvienas šaltinis ar integracija palaiko tą patį veikimo būdą.
Periodinis grafikas
Kai procesas kartojasi kasdien, kas savaitę, kas mėnesį ar kitu sutartu ritmu, vertiname suplanuotą generavimą.
Proceso įvykis
Kai ataskaita turi atsirasti po konkretaus verslo įvykio, vertiname, ar tas įvykis gali būti patikimai užfiksuotas naudojamoje aplinkoje.
Rankinis patvirtintas paleidimas
Kai reikia papildomos kontrolės, procesas gali būti projektuojamas taip, kad žmogus inicijuotų ar patvirtintų generavimą.
Techninės ribos
Galutinis variantas priklauso nuo konkrečių sistemų API, failų, leidimų, saugumo ir kitų realių techninių sąlygų.
06
Rezultato perdavimas
Svarbu ne tik sugeneruoti ataskaitą, bet ir patikimai užbaigti jos pristatymo žingsnį.
Perdavimo būdas pasirenkamas pagal konkretų procesą: el. paštas, sutartas kanalas, failų vieta ar kita sistema — tik tada, kai yra tinkamos prieigos ir aiškios atsakomybės.
El. paštas
Ataskaita gali būti perduodama sutartiems gavėjams, jei procesas ir naudojama el. pašto aplinka tam tinkami.
Sutarta failų vieta
Rezultatas gali būti patalpintas sutartoje vietoje, kai prieigos ir saugumo sąlygos aiškiai apibrėžtos.
Kita sistema
Jei rezultatas turi tapti kitos sistemos įėjimu, integracija vertinama pagal realią sąsają ir leidimus.
Žmogaus peržiūra
Kai procesas reikalauja patvirtinimo, perdavimas gali vykti tik po sutarto žmogaus kontrolės taško.
07
Ribos ir kontrolė
Automatinė ataskaita turi žinoti, kada jos negalima laikyti patikimu rezultatu.
Automatinio kelio sąlygos
- reikalingi šaltiniai pasiekiami;
- privalomi duomenys yra pateikti;
- validacijos praeina;
- transformacijų logika aiškiai apibrėžta;
- perdavimo veiksmas leidžiamas.
Žmogaus kontrolės sąlygos
- trūksta duomenų arba šaltinis nepasiekiamas;
- reikšmės prieštarauja sutartoms taisyklėms;
- atsiranda neapibrėžta išimtis;
- techninis perdavimas nepavyksta;
- rezultatui reikalingas žmogaus patvirtinimas.
08
Matavimas ir ROI
Naudą vertiname pagal realų ataskaitos ruošimo procesą, ne pagal iš anksto žadamą procentą.
Kaip dažnai ataskaita ruošiama, kiek šaltinių ir kiek pasikartojančių veiksmų dalyvauja viename cikle.
Kiek laiko užima duomenų surinkimas, tikrinimas, transformacijos, suvestinė, perdavimas ir klaidų taisymas.
Po įdiegimo vertinami sutarti proceso rodikliai pagal patvirtintus faktinius duomenis.
09
Dažniausi klausimai
Ką svarbu žinoti prieš automatizuojant periodines ataskaitas?
Kokias ataskaitas verta automatizuoti?
Pirmiausia verta vertinti periodiškai arba pagal aiškų įvykį ruošiamas ataskaitas, kurioms nuolat kartojasi tie patys duomenų surinkimo, tikrinimo, transformavimo, suvestinės sudarymo ir perdavimo veiksmai.
Iš kokių šaltinių gali būti renkami duomenys?
Tai priklauso nuo konkretaus proceso ir realiai prieinamų sąsajų. Vertinami sutarti Excel failai, CRM, ERP ar kiti verslo duomenų šaltiniai, jų struktūra, leidimai ir techninės ribos.
Ar ataskaita gali būti generuojama pagal grafiką arba įvykį?
Jei konkretus procesas ir naudojamos sistemos tai leidžia, generavimas gali būti projektuojamas pagal sutartą grafiką arba aiškiai apibrėžtą proceso įvykį. Tikslus mechanizmas nustatomas vertinant realią aplinką.
Kuo ataskaitų automatizavimas skiriasi nuo BI ar analitikos projekto?
Ataskaitų automatizavimo tikslas yra patikimai pakartoti aiškiai apibrėžtą ataskaitos ruošimo ir perdavimo procesą. Jei reikia naujo analitinio modelio, interaktyvių BI dashboardų ar platesnės duomenų platformos, tai jau atskira analitikos ar BI projekto apimtis.
Kaip valdoma klaida ar nepilni duomenys?
Prieš generuojant ar perduodant rezultatą gali būti taikomos sutartos validacijos. Trūkstami, prieštaringi ar neįprasti duomenys turi būti atskirti kaip išimtis ir, kai reikia, perduoti žmogaus peržiūrai.
Pradėkite nuo realios ataskaitos
Turite ataskaitą, kuri kiekvieną savaitę ar mėnesį vėl ruošiama rankiniu būdu?
Trumpai aprašykite, iš kur renkami duomenys, kokie patikrinimai atliekami, kokia suvestinė ruošiama ir kam galutinis rezultatas perduodamas. Paruošto techninio sprendimo nereikia.