Informacija ateina iš kelių vietų
El. paštas, dokumentai, PDF, Excel ir verslo sistemos ne visada sudaro vieną aiškų procesą.
01
PASIKARTOJANČIŲ VERSLO PROCESŲ AUTOMATIZAVIMAS
Rankinį verslo procesą paverčiame valdoma automatizuota sistema.
Analizuojame pasikartojančius procesus, kuriuose tenka dirbti su el. laiškais, dokumentais, pasiūlymais, užsakymais, Excel ar CRM ir rankiniu būdu perkelti duomenis.
02
Problema
Kai procesas priklauso nuo el. pašto, Excel ir žmonių atminties.
Atskiri įrankiai ir rankiniai veiksmai ilgainiui sukuria daugiau darbo aplink patį darbą.
Duomenys perkeliami rankiniu būdu
Pasikartojantis kopijavimas tarp sistemų atitraukia komandą nuo sprendimų, kuriems reikia jos dėmesio.
Patikrinimai kartojasi
Žmonės vėl ir vėl tikrina tą pačią informaciją, kad procesas judėtų toliau.
Pasekmės matomos visur
Lėtesnis darbas, vėlavimai, klaidos ir išsibarstanti informacija apsunkina augančią veiklą.
03
Kam TAI tinka?
Ar turite pasikartojantį procesą, kuris nuolat reikalauja rankinio darbo?
- Nuolat kartojasi administraciniai veiksmai, kuriems kiekvieną kartą reikia to paties rankinio darbo.
- Daug el. laiškų, dokumentų, pasiūlymų ar užsakymų turi būti peržiūrėti ir sutvarkyti.
- Duomenys rankiniu būdu perkeliami tarp sistemų, kad skirtingos veiklos dalys susijungtų.
- Darbuotojai laiką skiria tikrinimui ir kopijavimui, nors jų sprendimų reikia kitur.
- Dėl proceso atsiranda klaidų ar vėlavimų, kuriuos tenka taisyti vėliau.
- Augantis darbo kiekis reiškia daugiau rankinio darbo, o ne sklandesnį veikimą.
Sprendimai
Pasirinkite artimiausią procesą.
Keturi dažni automatizavimo keliai išsamiau aprašyti atskiruose puslapiuose.
El. pašto automatizavimasOperacinių el. laiškų klasifikavimas, duomenų išgavimas, validacija ir perdavimas į sutartą procesą ar sistemą.Plačiau Dokumentų apdorojimo automatizavimasDokumentų ir PDF duomenų išgavimas, validacija, verslo taisyklės, išimčių valdymas ir žmogaus kontrolė.Plačiau Ataskaitų automatizavimasPeriodinių ataskaitų duomenų surinkimas, validacija, transformacijos, generavimas, perdavimas ir išimčių valdymas.Plačiau Sistemų integracijaDuomenų judėjimas tarp CRM, ERP, Excel ir kitų sistemų pagal proceso ribas, validaciją, verslo taisykles ir žmogaus kontrolę.Plačiau
04
TAI sprendimas
Sujungiame procesą į vieną valdomą sistemą.
Automatizacija projektuojama taip, kad vadovui būtų aišku, iš kur ateina duomenys, kas vyksta procese ir kada reikalingas sprendimas.
Įėjimo kanalai
- El. paštas
- Dokumentai ir PDF
- CRM ir verslo sistemos
- Excel ir duomenų šaltiniai
TAI automatizavimo sluoksnis
- Dirbtinio intelekto įrankiai ten, kur jie naudingi
- Verslo taisyklės
- Integracijos ir duomenys
- Žmogaus kontrolė
Valdomas rezultatas
- Aiškūs veiksmai
- Išimčių valdymas
- Monitoringas pagal pasirinktą priežiūros apimtį
- Priežiūra ir tobulinimas pagal sutartą apimtį
05
Kaip dirbame
Inžinerinis kelias nuo pokalbio iki diegimo.
Pradedame nuo konkretaus proceso. Jei verta tęsti, įvertiname jo apimtį ir numatomą atsipirkimą, tada projektuojame ir diegiame sprendimą. Priežiūrą vykdome pagal pasirinktą apimtį.
Pokalbis
Suprantame procesą ir tikslą.
Auditas
Įvertiname eigą, duomenis ir ribas.
Atsipirkimo įvertinimas
Palyginame proceso kainą ir apimtį.
Sprendimas
Suprojektuojame integracijas ir kontrolę.
Diegimas
Testuojame ir įdiegiame sutartą apimtį.
Pasirinkta priežiūra
Jei priežiūra sutarta, stebime sprendimą, valdome išimtis ir tobuliname pagal pasirinktą apimtį.
06
Kaip matuojame rezultatą
Rezultatą vertiname nuo esamos situacijos iki pamatuoto pokyčio.
Aiški seka padeda vertinti pokytį per visą procesą.
Vertinimas prasideda nuo esamos situacijos ir apima proceso eigą, sistemos ribas bei žmogaus kontrolę.
PriešEsama situacija
ProcesasVertinamos kliūtys
TAI sistemaProjektuojamas sprendimas
Žmogaus kontrolėRibos ir išimtys
Pamatuotas rezultatasPatvirtinti duomenys
07
Atsipirkimas
Atsipirkimą skaičiuojame nuo dabartinio proceso kainos.
Konkrečius skaičius galima pagrįstai vertinti tik supratus tikrą proceso eigą ir apimtį.
Įvertinama, kas šiandien reikalauja laiko, tikrinimų ir rankinio darbo.
Nustatoma, kur sistema gali perimti aiškiai apibrėžtą proceso dalį.
Sprendimo apimtis parenkama pagal vertę, riziką ir reikalingas integracijas.
Vertinamas per auditą pagal konkrečius patvirtintus duomenis.
08
Patikimumas ir kontrolė
Kontrolės lygis projektuojamas pagal procesą.
Aiškios ribos, testavimas ir išimčių valdymas projektuojami kaip diegimo dalis; monitoringas vykdomas pagal pasirinktą priežiūros apimtį.
Aiškios sistemos ribos
Nustatome, kur automatizacija gali veikti savarankiškai ir kur reikalingas žmogaus sprendimas.
Išimčių valdymas
Neapibrėžti ar rizikingesni atvejai nukreipiami į sutartą peržiūros kelią.
Testavimas ir priežiūra
Testavimas yra diegimo dalis. Priežiūra ir sprendimo stebėjimas vykdomi pagal pasirinktą apimtį.
09
Dažniausi klausimai
Ką svarbu žinoti prieš aptariant automatizavimą?
Ar verta automatizuoti kiekvieną procesą?
Ne kiekvienas procesas vienodai tinkamas automatizuoti. Pirmiausia įvertiname eigą, duomenis, ribas ir numatomą atsipirkimą; tik tada sprendžiame, ką verta automatizuoti.
Ar automatizacija viską atlieka be žmogaus?
Nebūtinai. Nustatome, kur automatizacija gali veikti savarankiškai ir kur reikalingas žmogaus sprendimas; išimtys nukreipiamos į sutartą peržiūros kelią.
Kur naudojamas dirbtinis intelektas?
Dirbtinio intelekto įrankius naudojame tik ten, kur jie suteikia aiškią naudą. Sprendimą taip pat sudaro verslo taisyklės, integracijos, duomenys ir žmogaus kontrolė.
Nuo ko prasideda bendradarbiavimas?
Nuo konkretaus proceso ir tikslo supratimo. Jei verta tęsti, įvertiname eigą, duomenis, ribas ir numatomą atsipirkimą prieš projektuodami sprendimą.
Kaip nustatomos sistemos ir duomenų ribos?
Tai priklauso nuo konkretaus proceso ir reikalingų integracijų. Prieš projektuodami sprendimą įvertiname, kokie duomenų šaltiniai ir sistemos dalyvauja, kur automatizacija gali veikti savarankiškai ir kur reikalingas žmogaus sprendimas.
Kaip vertinamas rezultatas?
Nuo esamos situacijos iki pamatuoto pokyčio. Konkrečius skaičius pagrįstai vertiname tik supratę tikrą proceso eigą ir apimtį, o rezultatą grindžiame patvirtintais duomenimis.
Pradėkite čia
Pradėkime nuo proceso, ne nuo technologijos.
Pirmiausia suprantame procesą ir jo vertę. Tik tada sprendžiame, ką verta automatizuoti.
Ką verta parašyti pirmame laiške?
- Koks procesas kartojasi ir kur šiandien stringa?
- Kokios sistemos ar duomenų šaltiniai jame dalyvauja?
- Kaip dažnai procesas vyksta ir kas jame atliekama rankiniu būdu?
Nereikia paruošto techninio sprendimo — pakanka trumpai aprašyti realų procesą.
Privatumas / rekvizitai
TAI Automation
Paslaugų teikėjas: Tai automatizavimas, MB. Juridinio asmens kodas: 308107847. PVM mokėtojo kodas: LT100020705310. Teisinė forma: mažoji bendrija. Registras: Juridinių asmenų registras. Buveinė: P. Armino g. 66A, LT-68281 Marijampolė, Lietuva. TAI Automation yra svetainėje naudojamas prekės ženklo / komunikacinis pavadinimas.
Išsami informacija apie asmens duomenų tvarkymą, svetainės techninį veikimą ir lankytojų privatumą pateikiama Privatumo politikoje.